El encuentro contempla una reunión simbólica en territorio antártico, para después continuar con reuniones conjuntas en Punta Arenas. La actividad se realizará entre la última semana de marzo y la primera de abril de 2012. Luego de su participación en las jornadas de municipios iberoamericanos que se desarrolló en Uruguay, el alcalde de Punta Arenas, Vladimiro Mimica, afirmó que alcaldes de los países que tienen territorios en la Antártica (España, Brasil, Argentina, Uruguay, Venezuela, Ecuador, Colombia y Chile) asistirán entre la última semana de marzo y la primera de abril de 2012 a una reunión iberoamericana en Punta Arenas.
Las actividades se desarrollarán durante una jornada en Santiago, para luego trasladarse a la base Eduardo Frei del continente blanco para una reunión simbólica. Posteriormente, las actividades se desarrollarán en la capital regional.